Automatisierung mit KI – Intelligente Workflows für Ihr Unternehmen

Mit dem Workflow-Tool n8n automatisieren Sie Geschäftsprozesse effizient und zuverlässig. Dank KI-Unterstützung werden repetitive Aufgaben schneller, sicherer und fehlerfrei erledigt.

Effizienz steigern durch smarte Prozessautomatisierung

Im digitalen Alltag fallen viele Prozesse immer wieder an: Daten übertragen, Dokumente ablegen, Informationen versenden oder Systeme miteinander verbinden. Genau hier setzt die Automatisierung mit n8n an. n8n ist ein leistungsstarker Workflow-Konfigurator, mit dem sich Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg automatisieren lassen.

Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) werden diese Workflows noch intelligenter. Daten können automatisch ausgewertet, Entscheidungen getroffen oder Informationen klassifiziert werden. Die Kombination aus n8n und KI sorgt so für weniger manuelle Arbeit, reduziert Fehlerquellen und erzeugt eine deutlich höhere Effizienz im Unternehmen.

Gerade für KMU bietet sich hier enormes Potenzial: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, Schnittstellen zu bestehenden Systemen aufgebaut und Routineprozesse laufen im Hintergrund zuverlässig ab – während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Praxisbeispiele

Automatisierte Dokumentenablage mit n8n und Paperless-ngx

Eingehende Rechnungen werden per E-Mail empfangen. n8n erkennt die Anhänge, speichert die PDF automatisch im Paperless-ngx System, liest die relevanten Daten aus und versieht das Dokument mit passenden Schlagwörtern. So landen alle Belege direkt korrekt strukturiert im digitalen Archiv – ganz ohne manuelle Schritte.

Automatisierter Freigabeprozess für ein digitales Dokument in Paperless-ngx

Sobald ein neues Dokument in Paperless-ngx erfasst wird, startet automatisch ein Freigabeprozess. Über eine E-Mail mit Link können berechtigte Personen das Dokument bequem prüfen und per Klick genehmigen oder ablehnen. Der Status »approve« oder »reject« wird dabei direkt in Paperless-ngx gesetzt – effizient, revisionssicher und vollständig automatisiert dank n8n und dem angebundenen Webservice im Docker-Container.

Dokumentenscan mit automatischer Tag-Zuweisung und intelligenter Ablage

Ein gescanntes Dokument gelangt direkt vom Multifunktionsgerät oder der Scanstation ins Importverzeichnis von Paperless-ngx. Dort wird es automatisch geprüft, verschlagwortet und korrekt kategorisiert – beispielsweise als Rechnung oder Vertrag.

Intelligenter Dokumenten-Upload per Drag & Drop – ideal für HR-Prozesse

Einfach per Drag & Drop lädt ein Mitarbeiter ein PDF über das Webinterface hoch. Dank der intelligenten Texterkennung von Paperless-ngx wird der Inhalt automatisch geprüft. Erkennt das System beispielsweise einen „Mitarbeitervertrag“, werden passende Tags und der korrekte Dokumenttyp automatisch vergeben.

Automatischer Dokumentenimport von Dropbox, Nextcloud oder NAS

Gespeicherte Dateien aus einem geteilten Dropbox-, Nextcloud- oder NAS-Verzeichnis werden automatisch von Paperless-ngx erkannt und übernommen. Über sogenannte Watchfolder überwacht das System die Ablageorte kontinuierlich. Neue Dokumente werden sofort importiert, geprüft, verschlagwortet und nach definierten Regeln verarbeitet

E-Mail-Anhang automatisch konvertieren und in Paperless-ngx ablegen

Ein Word-Dokument wird per E-Mail verschickt. n8n erkennt den Anhang, wandelt ihn mit Gotenberg automatisch in ein PDF um und importiert das Dokument direkt in Paperless-ngx. So erfolgt die digitale Ablage strukturiert, medienbruchfrei und komplett automatisiert

Automatischer Beleg-Import und Datentransfer von Paperless-ngx nach Bexio

Geht eine PDF-Rechnung oder ein Lieferdokument per E-Mail ein, wird es automatisch in Paperless-ngx importiert. Nach der Verarbeitung liest n8n alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Absender aus und erstellt direkt in Bexio den passenden Kreditorenbeleg. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und profitieren von einem nahtlosen, automatisierten Prozess.

Intelligente Dokumentenanalyse mit ChatGPT und automatisierte Belegerfassung in Bexio

Geht eine Rechnung ein, deren PDF nicht standardisiert aufgebaut ist, übernimmt ChatGPT die intelligente Analyse. Über den OpenAI-Node in n8n wird der Dokumententext maschinell ausgewertet, relevante Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Empfänger werden präzise extrahiert. Anschliessend erstellt das System automatisch einen korrekten Beleg in Bexio – ganz ohne manuelle Datenerfassung.

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