Über Ihre persönliche URL gelangen Sie zum Web Gui, auf welchem die virtuelle PBX vollumfänglich gesteuert werden kann. Dabei gibt es zwei verschiedene Zugänge:

Admin Zugang (Uneingeschränkter Zugang auf Benutzerebene und Telefonprovisionierung)

• Einrichtung von neuen Mitarbeitern
• Vergabe von Rechten für einzelne Mitarbeiter
• Einrichtung verschiedener Gruppen, IVR
• Blacklist
• Download Bereich

Mitarbeiter Zugang mit eingeschränkter Funktionalität

• Versenden von Faxen
• Anruflisten Einsicht
• Konferenzräume steuern
• Aktivierung der eigenen Sonderschaltungen
• Ansagen/Wartemusik einrichten (nach entsprechender Berechtigung)
• Adressbuch verwalten (nach entsprechender Berechtigung)

Unter zur Hilfenahme des Assistenten, können SIP-Benutzer eingerichtet werden. Durch diesen Assistenten werden alle wichtigen Informationen abgefragt, die zur Provisionierung des Endgerätes benötigt werden, auch werden die Einstellungen für den CTI und Softphone gespeichert.

Hier können verschiedene Parameter pro Benutzer definiert werden:

• Vergabe verschiedener Rechte für Benutzer
• Zuweisung von Internen Nummern, angezeigter Nummern und angezeigter Nummern bei Rufumleitungen
• Mailbox Einstellungen für Interne Anrufe
• CTI Einrichtung
• Callthrough
• PickUp Regelung
• Vergabe von Regeln für ausgehende Anrufe

Damit Sie nicht sämtliche Endgeräte manuell konfigurieren müssen, stellt die HPBX ein Werkzeug zur Verfügung, mit welchem Sie Konfigurationen automatisiert auf ein Endgerät übertragen können. Hierbei werden viele Konfigurationsparameter so gesetzt, dass ein Zusammenspiel zwischen der HPBX und dem Endgerät optimal funktioniert. Unterstützt werden aktuell Geräte von Panasonic aus der KX-UT Serie, Telefone des Herstellers Snom aus der 7XX Serie und D315, sowie die Yealink T- und W-Serie. Ebenfalls unterstützt wird ein Multizellen-DECT-System von Panasonic, bestehend aus Funkzellen des Typs UDS124 und Endgeräten der KX-UDT Serie.

Allgemeine Einstellung

• Action URI Freigabe
• Anzahl Linien pro Identität
• Auto Update Funktion
• Änderung des Admin Passwortes
• Änderung des User Passwortes
• Bis zu drei Identitäten pro Endgerät
• Hintergrundbild individuell anpassbar
• Konfiguration von Funktionstasten
• Sondereinstellungen für Endgeräte manuell konfigurierbar
• Spracheinstellungen (DE/IT/ENG/FR)
• Standard für Anklopfen
• Vergabe statischer IP
• Yealink BLF Modus
• Yealink Label Länge
• Yealink Timeout Hintergrundbeleuchtung
• Yealink Standard Linientastenlabel
• Yealink Interner Klingelton
• Yealink Verpasste Anrufe nicht anzeigen

Steuern Sie eingehende Anfrufe mit bis zu 10 verschiedenen Szenarien pro Rufnummer, wie beispielsweise nach Datum oder Wochentag und zeitgenau. Hinterlegen Sie für Anfrufer Ansagen vor und/oder nach Dialplan, richten Sie Wartemusik und Voice-Mail-Boxen ein. In den sogenannten Dialplänen bestimmen Sie, was mit Anrufen auf die entsprechende Nummer geschehen soll.

Verschiedene Verwendungsarten der Rufnummern für:

• Telefon
• Fax
• Konferenzraum
• Followme -Funktion

Steuerung jeder einzelnen Rufnummer mit bis zu 10 Dialplänen

• Ansagen vor und nach Dialplan
• Einrichtung Mailbox mit Mailversand der Nachricht
• Verschiedene Modi können hinterlegt werden, sortiert nach Datum oder Wochentag
• Wartemusik

Mit Hilfe der Sonderschaltungen lassen sich spezielle Szenarien wie Abwesenheit, Urlaub und Internetausfälle abdecken. Der Vorteil der Sonderschaltungen liegt darin, dass diese für mehrere Nummern gleichzeitig aktiviert werden können und somit eine Anpassung der Dialpläne pro Nummer entfällt. Zudem müssen die Dialpläne unter „Telefonnummern“ nicht verändert werden, falls temporär das Verhalten der Telefonzentrale angepasst wird.

Verschiedene Modi im Einsatz:

• Bei Ausfall
• Immer
• Datum
• Wochentage

Mailboxen können entweder an Rufnummern oder Benutzer geknüpft werden und individuell konfiguriert werden. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• E-Mail-Benachrichtigung
• Individuelle Ansagen hinterlegen
• Nachrichten auf PBX speichern
• Pin Schutz

Mittels Mapping können Zielnummern umgeschrieben werden. So ist es beispielsweise möglich Kurzwahlrufnummern für externe Nummern einzurichten oder auch via Kurznummern in den Dialplänen zu hinterlegen.

Mit User Mobility melden Sie sich auf einem Telefon an einem anderen Standort oder im Home-Office an. Via Tastenkombinatioun können zum Beispiel konfigurierte Funktionstasten auf jedes beliebige Gerät geladen werden, welches mit der HPBX verknüpft ist.

Unter Ansagen/Wartemusik können Sie Audiodateien für die Verwendung in Dialplänen und/oder an Benutzer/Telefone gebundene Mailboxen hochladen oder aufzeichnen. Dazu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Audiodatei aus Text erzeugen
• Aufzeichnen via Telefon
• Änderung bestehender Ansagen via Telefon
• Hochladen von Audiodatein

Ob im Parallelruf oder als Warteschleife mit verschiedenen Szenarien – unter Gruppe lassen sich mehrere Benutzer zu einer eigenen Rufgruppe verbinden und können eingehende Anrufe optimal nach Ihren eigenen Bedürfnissen beantworten.

Mit Interactive Voice Response (IVR) lassen sich Menüs ganz leicht erstellen. Die IVR-Funktion ermöglicht es dem Anrufer, über das Tastenfeld eines Telefons mit dem Unternehmen zu interagieren, sodass mithilfe des IVR-Systems Auskünfte eingeholt werden. IVR-Systeme können mit im Vorfeld aufgenommener oder generierter Sprache reagieren, um die Benutzer zur weiteren Vorgehensweise anzuleiten.

Beispiel: „Drücken Sie ‚1’ für die Buchhaltung, ‚2’ für den Support, ‚3’ für persönlichen Service“.

Mit dieser Funktion können Sie einen Audiotext an eine bestimmte Gruppe Mitarbeiter senden. Dabei wird eine definierte Nummer gewählt und bei den definierten Mitarbeitern oder Endgeräte erscheint eine Meldung im Display und es kann sogar eine Ansage hinterlegt werden.

Anwendungsbeispiel: Feueralarm, interne Notrufmeldungen, Meetingankündigung

Sie können direkt über das Web-Interface der HPBX interne und/oder externe Teilnehmer in eine Telefon- oder Videokonferenzen einladen. Auch eine direkte Einwahl ist möglich, welche mittels PIN geschützt werden kann:

• Status Anzeige
• Verwaltung der Teilnehmer

Die HPBX bietet Ihnen die Möglichkeit, ohne Anschaffung zusätzlicher Hardware, Faxe einfach und bequem zu empfangen und zu versenden. Die Benachrichtigung über den Erfolg oder Misserfolg eines Sendevorgangs erhalten Sie per Email an dieselbe Adresse, welche für den Empfang der ankommenden Faxe konfiguriert wurde.

• Faxe über das Web Gui versenden
• Versand direkt aus dem Dokument via Fax Treiber

Anrufverwaltung

In der Anrufliste können Sie sich anzeigen lassen, welche Gespräche über die Telefonzentrale geführt wurden. Neben Ausgangs- und Zielnummer sehen Sie auch, wie lange ein Anruf gedauert hat, durch wen der Anruf beantwortet (bei ankommenden Anrufen), resp. durch wen eine Nummer gewählt wurde (bei abgehenden Anrufen). Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, die angezeigten Anrufe als CSV zu exportieren.

Um Sie vor Angriffen zu schützen, blockiert unser System automatisch IP-Adressen, von welchen zu viele erfolglose Anmeldeversuche vorgenommen wurden.

• Blockierte IP freigeben
• IP-Whitelist erstellen

Über das Adressbuch können Sie ein globales Adressbuch für alle Mitarbeiter einrichten. Die Kontakte können einfach importiert und auch wieder exportiert werden oder an einen LDAP-Server angebunden werden.

• Kontakte importieren/exportieren
• LDAP-Server Anbindung

Telefonieren Sie bequem vom Laptop aus und profitieren Sie von vielen Funktionen, wie die Kontaktübernahme aus Outlook und dem An- und Abmelden aus Gruppen.

Der CTI kann entweder eigenständig (Softphone) oder in Verbindung mit einem Hardphone betrieben werden. Beim CTI Client handelt es sich nicht um ein ganz normales Softphone, sondern es wurde speziell auf die HPBX abgestimmt und besitzt dank der eigenen Schnittstellen einen Funktionsumfang, welcher bei der normalen Anbindung eines SIP-Softphones an eine SIP-Telefonzentrale nicht möglich wäre.

• Abgehend anzuzeigende Nummer wählbar
• Anrufe vermitteln
• Anzeigen der Anruferinfos
• Hotkey Funktion
• Statusliste
• Umleitungen konfigurieren
• Verfügbar für Linux, Windows und OSx
• Weiterleiten von Anrufinfos per Mail
• Zugriff auf das zentrale Adressbuch und Outlook Kontakte

Sperren Sie die Nummern von unerwünschten Anrufern, wie Callcentern. Mit einer Filter Funktion können Sie auch ganze Nummern-Ranges sperren.

Via CTI oder Anbindung unser Cloud-Lösung können unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben ein- und ausgehende Gespräche aufgezeichnet werden. Die Speicherung der Dateien kann entweder lokal auf dem jeweiligen Benutzer-PC oder an eine nach ISEA 3000/3402-Bericht geschriebenen Lösung gespeichert werden.

Mittels App sind Sie nicht nur auf Ihrer Firmnummer erreichbar, sondern können auch mit Ihrer Büronummer heraustelefonieren egal, wo sie auf der Welt sind. Mit der App für Android und iOS können Sie Ihren Status verändern, Anrufbeantworter aktivieren und sogar Umleitungen einrichten.

Die Einrichtung der App erfolgt mittels QR-Code und ist ganz einfach zu bedienen.